第一次做外贸跟单，对很多名词和流程都不熟悉，并且没有人教。想问一下具体怎么操作？

谢谢邀请！
我是做外贸业务。外贸跟单更多的是辅助外贸业务跟进订单安排，生产，出货，以及后面可能需要做一些资料。
慢慢来，熟能生巧，该掌握的词汇要强记下来。可以逛逛学习论坛，网上课程，米课，阿里课程，福步论坛.....
加油

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一、找领导沟通，明确自己的职责范围

首先，找主管沟通，了解自己的职责范围，外贸跟单是一项比较复杂的工作，涉及到很多不同的步骤。

前期跟单负责制作生产单、跟踪货物生产过程，确认货物入库情况；中期跟单主要负责租船、订舱、装柜、制作单据、报关等；后期跟单主要是客户清关单据的准备，邮寄单据。

不同公司对于跟单员的要求不一样，所以，确定好自己的工作职责很重要。

二、根据自己的工作范围，查找相关学习资料，系统学习

前期跟单主要学习产品知识和生产单的制作。可以和老跟单或者业务要以前的生产单，参考以前的生产单；学习产品知识最好的方法就是下车间，按照产品的生产流程进行学习，和工人，车间师傅学习。如果只负责前期跟单，必须要对产品知识相当熟悉。

中期跟单需要学习的知识更专业，会涉及到很多专业的名词，建议可以先买一些跟单的书籍，然后找老跟单，帮忙把重点章节画出来，然后自己学习，有不懂的就去问；还可以找以前订单的单据来参考学习。中期跟单需要更细心，很多单据上面的数据都很重要。

后期跟单比较简单，清楚各种单据的名称，客户的收件信息，熟悉国际快递就可以了。

三、和业务员保持密切沟通

订单时业务员谈的，业务员对于订单细节和客户的各种要求非常熟悉，跟单员一定要和业务员保持密切沟通，可以给跟单减少不必要的麻烦。这点很重要！

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外贸跟单分很多种：

一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。二．审单：即审核合同1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2．审单方法：（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。（4）单价，总额的审查：1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货， CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：（1） FOB价格换算为其它价：CFR价 = FOB价 + 运费FOB价 +运费CIF价 = --------------------------------1 - 保险费率 X 投保加成（2） CFR价格换算为其它价：FOB价 = CFR价 – 运费CFR价CIF价 = ---------------------------------1 – 保险费率 X 投保加成（3） CIF价格换算为其它价：FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）（6）付款方式审查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的货币能否接受？（7）包装要求的审查：1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。1． 寄目录，样本：2． 准备样品。（1） 工厂现有的款式（2） 新款（3） 客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。B： 新品的成本，价格要进行核算。C： 新品的制作要留有实样。D： 客户的来样要保存好原样。三．形式发票：PROFORMA INVOICE买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）2 .交期要明确3 .付款条件要明确 （LC, TT）四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。五．进口货物跟单的基本程序：（1） 就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二．物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。3、 沟通方面的原因：信息交换不及时。三.物料采购跟单流程：1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。四．物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。1． 催单的方法：（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。一．生产过程跟单的基本要求：1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。二．生产过程跟单的流程：1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。2、分析生产能力。 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？3、制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。4、跟踪生产进度（1） 生产进度控制流程：（2） 生产进度控制作业程序（3） 生产进度控制重点： 实际进度与计划进度发生差异，要找原因。（4） 跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，

外贸跟单是外贸业务中的重要一环，在外贸双方之间起到了沟通桥梁的作用，按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三个大类。 一般情况，外贸跟单的流程有以下几个步骤。

1.客户询盘。客户下订单前都会对产品所做的细节性了解，一般通过EMAIL，传真件和电话三种方式。2.复盘。及时回复客户的询盘，即确定货物品名、型号、数量、交货期、包装规格、价格及付款方式等等。复盘时涉及两种状况：对于公司常规产品，可以根据内部网价格信息直接报价给客户；对于非公司常规产品，制作特殊订单询价确认表，经采购部书面确认产品相关信息，再进行相关复盘。　　3.订单评估。客户达成订购意向后，须根据客户的具体要求（质量、包装、数量、交货期限等）制作订单评估表，交给相关部门（采购部）进行审核和确认。　　4.开具PI。当订单评估表被书面确认后，制作PI，经部门主管审核后发给客户，并要求客户确认及安排货款。客户收到PI，相应安排订金或预付全部货款，对于超过10天未安排付款的PI，其再次启动时需经相关部门重新审核和确认。　　5.付款方式确认。包括 <A> T/T付款，确认收到银行水单；<B> L/C付款，确认收到L/C正本或影印本并审核无误。　　6.生成K3内部订单。付款确认后，将内容规范、清晰完整的正式订单输入金蝶K3内部订单系统，生成K3内部订单。　　7.K3调拨单。生产部门根据K3内部系统订单核对库存信息，确认是否采购，并生成K3调拨单，进入备货阶段。　　8.备货阶段内的相关工作。包括对于正常报关出货方式，确定增殖税发票内容；制作单证；确认船期；产品入库；核销单备案；使用国内对应收款账号联络客户付款。　　9.发货前验货。所有商品备货完毕后，到仓库验货，确认商品品名、规格及包装等无误后，制作发货通知单。　　10.发货。　　11. 报关。将准备好的报关资料交给船务公司，委托船公司代为报关。　　12.取单。顺利报关后，须与船务公司核对提单。当确认无误后，要求船公司出具正本提单或电放提单。　　13.交单。包括T/T全额预付方式；T/T分批付款方式；L/C付款方式。　　14.发装运通知。开船后，须及时给客户发装运通知。内容包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物信息（名称、数量、包装件数及金额等）及目的港代理人等。　　15.完成订单。实时追踪客户收货情况，当确认货款两清后，修改订单数据并存档，完成该订单。核销退税：当货物报关单和核销单返回后，须及时在电子口岸交单并发送。随后，将报关单和核销单原件送交财务相关人员，进入核销退税流程。