解决这个问题有个前提，准备为这件事花多少钱，资金足够的话，做虚拟化，大家都在虚拟桌面中操作，所有数据都在服务器中，用软件工具限制拷贝，打印等等，网关中加入网路岗一类的软件，用关键字等方式监控邮件，注意，监控前应告知，否则有法律风险。
资金少的话，可尝试订邮等工具，企业管理人员可以随时锁定并收回邮箱。当然控制就做不到虚拟化那么完善了。就要结合文档加密码，重要内容使用有权限的软件，如erp，oa等方式，不在邮件中沟通重要事项，公司的重要资料也都在软件中，无法整合到文件中发送这种方式。
外贸企业一般缺乏电脑技术人才，肯定不适合自己搭建邮件系统，可以考虑的就是用腾讯或者阿里的企业邮箱。如果能接受，用普通的个人邮箱或者国外的雅虎、微软、谷歌邮箱。这些专业的邮箱服务商，只要自己妥善设置和管理好密码，基本上没有安全问题。
对于外贸公司而言，邮箱是日常工作中主要的沟通工具，更承担着存储订单信息、客户资料的职能，其作用至关重要。做外贸企业邮箱是有不同用途的
如果是正常客户沟通，可以用企业邮箱，有专属的公司域名更正式，有条件的最好用收费的，安全性比较高，而且有7*24服务专线，例如TOM企业邮箱
如果是做陌生客户开发，最好用一个发信量多的邮箱，而且要避免被海外拦截的，例如163.NET，或者google邮箱，或者微软邮箱，等有权威的服务商
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