单证备案就是针对出口企业出口的每次业务，在申报退(免)税后15日内，将申报退(免)税货物的相关单据证明按照申报退(免)税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，并注明备案单证存档地点，以备主管税务机关核查。
备案单证包括如下:
1，外贸企业购销合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下的签订的补充合同。
2，出口货物装货单(通关无纸化出口放行通知书，盖有海关印章的装箱清单等)
3，出口货物运输单据(包括:海运提单，航空运单，铁路运单，货物承运单据，邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付的国内运输单据)
若有无法取得的上述原始单据情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存档保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
视同出口货物及对外提供修理修配劳务的不实行备案单证管理。
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