一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；
二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；
三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的；
那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！
四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；
有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；
五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；
六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；
七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，
而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；
八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！
总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？
无论是哪个行业，只要迈入职场就一定离不开电子邮件的往来沟通。外贸也一样，职场邮件，除了沟通工作，也是企业和员工职业形象的直接体现。
下面这8个邮件沟通Tips，帮你改进写邮件啰嗦没重点，用词不严谨等瑕疵，一分钟写出得体的工作邮件。
①不是所有的沟通都需要发邮件
复杂的事情不要通过邮件讨论，先开会，再用邮件发起会议记录；有争议的事不要在邮件中讨论，容易引起不必要的误会；简单而重要的事马上发邮件；重要事情的安排、结论，一定要发邮件、备忘、备查、提醒参与者；不重要的事情，不要发邮件，否则会显得抓不住重点。
②工作邮件分四类
确认：口头、电话、会议交流的事情，养成用邮件进行确认的习惯；
提需求：写邮件给别人提需求，要把细节写清楚，可量化，使对方明确该如何做；
反馈：收到需求邮件应尽快反馈，要表达清楚，确认收到需求，并告知工作计划和后续成果；
通知：公司公告、假期安排通知等，此类邮件无需回复。
③正确处理发送地址
谨慎填写收件人：一件事不要同时申请两个领导批示；
恰当填写抄送人：分清邮件主送人，不要忘记抄送上级领导；
密送：重要的、容易忘记的邮件，可密送自己，方便查看。
④邮件标题很重要
被多次转发、回复的邮件，把标题中多次“re、fw”清理干净，如事情难以用邮件解决，不如直接开会讨论；如有需每日、每周发送的例行邮件，可用日期做标题开头，方便日后检索；避免出现口语化文字。
⑤正文内容要注意
分情况填写抬头：发给公司内部人，按内部文化称呼昵称或职称，发给外部公司，最好把级别写明；
遵循金字塔原理：先说中心思想，再详细阐述细节，如内容过多，可在正文简单描述，再单独写个文件作为附件；
注意语气：根据收件人与自己的熟络程度、等级关系等，选择恰当语气表述，多说“请、谢谢”，以表尊重。
⑥正文格式要注意
正文里每行字数不要过多；字体字号建议用小四（20号），字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不能标注人名；多条内容可用编号排列，以清新明确；邮件中慎用问号、感叹号和表情。
⑦添加附件要注意
附件不要太大，附件少时不要打包，如果附件很多，必须打包时，在邮件正文里做对件说明：“的附件包括xxx，是对xxx的说明，请查收。”
⑧一定要知道的3个小技巧
按标题→正文→附件→收件人的顺序编写邮件，避免误点导致错误邮件发送；邮件中含公司机密时，仔细检查收件人；养成定期收邮件的习惯，重要紧急的2分钟内处理，重要不紧急的马上给予回应，约定处理时间；其他事项标记待处理标签，空闲时间集中处理。
当然，对于需要频繁使用邮件沟通业务的企业，员工的邮件规整得体，确实在沟通时起到事半功倍的效果。但仅凭这些是远远不够的，邮件的顺畅收发，背后还需要企业选择一款强大的企业邮箱系统来提供技术保障。
业务邮件大多涉及商务洽谈、物料采买、产品交付及收付款等与企业营收有着密切联系的内容。海内、外企业间的沟通，因跨境和时差等客观原因，使用电子邮件进行商务交流最为便捷。而一旦电子邮件系统不稳定或安全性无法保障，可能会影响损害企业信誉，进而导致直接或间接的利益损失。
目前，263企业邮箱作为中国专业的企业邮箱服务商，20年来，市场占有率连续多年保持领先。我们正在为13万+企业客户，600万+企业用户提供快速、智能、安全、稳定的企业邮箱服务。
邮件一个邮箱发多了，会对你的邮箱是会存在风险的，这个也是很多客户反馈过的问题。这里也分享一个专门发 邮件的工具，叫OES群发，不知道你们有没有试过。但是这个是需要付费的，感兴趣的可以试试。这个邮件发送是他们的服务器去帮忙发的，你这边只要设置好一个接受询盘的邮箱就行，而且每天的发送都不限量，这个是我很爱的，感兴趣的可以去联系下客服：18851421961
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